Asiakasrekisteriseloste

Lasten Kesä ry käsittelee asiakastietoja järjestölle räätälöidyssä, Lumi-nimisessä, asiakasrekisterissä. Leirihakemuksen voi jättää järjestelmään sähköisesti, suojatun yhteyden kautta. Rahoittajan (STEA) avustuspäätöksessä antamien ohjeiden mukaisesti, järjestön tulee valita asiakkaat terveydellisten, taloudellisten ja sosiaalisten kriteerien perusteella. Järjestö kysyy hakulomakkeella tietoja, jotta em. valinta voidaan suorittaa. Tämän lisäksi, leirin sujumisen ja ohjaajien työn kannalta, on tärkeää saada ennakkotietoja leirille tulevan perheen tai lapsen voinnista ja tarpeista jo hakulomakkeessa. Hakulomakkeessa kysytään mm. sosiaaliturvatunnusta, perheen tulotietoja ja tietoja lapsen terveydentilasta. Sosiaaliturvatunnusta kysytään mahdollisten sairastapausten varalta. Järjestö on pyrkinyt minimoimaan kerätyn tiedon määrän, eli tarpeettomia tietoja ei kerätä.

Tietoja käsittelevät vakituisen toimistohenkilökunnan lisäksi leirinjohtajat leirikeskuksessa.

Leirinjohtajien työ on kausiluonteista ja järjestö työllistää kolme henkilöä leirinjohtajaksi vuosittain. Jokaiselle leirinjohtajalle kerrotaan rekisterin käsittelyyn sisältyvät vastuut. Jokaisella rekisteriä käsittelevällä on käytössä henkilökohtaiset tunnukset asiakastietojärjestelmään. Järjestelmän lokitietoihin jää näkyviin, kuka järjestelmää on käyttänyt. Asiakastietojärjestelmän tiedot tallennetaan Azure-pilvipalveluun, joka noudattaa EU:n tietoturvavaatimuksia.

Yhteistyöleireillä on mahdollista, että ilmoittautumiset kerätään yhdistyksen Google G Suite -palvelun Google Forms -lomakkeilla ja niitä käsittelee vakituisen henkilökunnan lisäksi tarvittaessa yhteistyötahon edustaja. Tiedot tallentuvat suojattuun pilvipalveluun ja se noudattaa EU:n vaatimia tietoturvavaatimuksia.

STEA edellyttää, että valintaperusteet dokumentoidaan ja säilytetään kirjanpitomateriaalin tavoin, eli vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt. Osa leiriläisistä käy leireillä koko leirien ikärajojen mahdollistaman ajan, eli ikävuodet välillä 6 – 17. Tämän vuoksi, on perusteltua säilyttää aikaisemmat hakutiedot niin pitkään, kun lapsella on mahdollisuus hakea yhdistyksen leirille. Yhdistys poistaa rekisteristä vuosittain niiden leiriläisten tiedot, joiden viimeisestä leirillä olo vuodesta on tullut kuluneeksi 6 kokonaista kalenterivuotta.

Huoltajilta kysytään lupa tietojen säilyttämiseen yksiselitteisesti ja selvästi hakulomakkeen lähettämisen yhteydessä. Tämä tapahtuu rastittamalla vastausruutu.

Lastenleirien aikana ohjaajat kirjoittavat päivittäin raporttia leirin kulusta. Myös nämä raportit säilytetään 6 kalenterivuotta viimeisen leirillä olo vuoden jälkeen. Huoltajilla on oikeus saada kaikki lasta koskeva rekisterissä ja raporteissa oleva tieto itselleen.

Nimetty tietosuojavastaava (Toiminnanjohtaja) valvoo tietojen käsittelyä. Vastuu tietojen käsittelystä on yhdistyksen johdolla.

Järjestöllä on käytössä erillinen tietoturvaohjeistus, jota noudattamalla suojataan ja estetään tietojen päätyminen vääriin käsiin.

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.